Kostenstelle
Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Bereich eines Unternehmens, dem Kosten nach ihrem Entstehungsort zugeordnet werden, etwa ein Team, eine Abteilung oder ein Standort. In der Praxis zeigt sie, wo welche Kosten anfallen, und bildet die Grundlage, um Gemeinkosten verursachungsgerecht auf Stundensätze und Projekte umzulegen.
Was dahinter steckt
Die Kostenrechnung beantwortet drei Fragen, die Kostenstelle steht in der Mitte:
| Begriff | Frage | Beispiel im Planungsbüro |
|---|---|---|
| Kostenart | Welche Kosten sind entstanden? | Gehälter, Miete, Software, Fahrzeuge |
| Kostenstelle | Wo sind sie entstanden? | Team Hochbau, Team TGA, Verwaltung |
| Kostenträger | Wofür sind sie entstanden? | Projekt, Auftrag, Leistungsphase |
Man unterscheidet Kostenstellen, die direkt an Projekten arbeiten, im Planungsbüro die Fachteams, und Kostenstellen, die den Betrieb tragen, etwa Sekretariat, IT oder Geschäftsführung. Deren Kosten verteilt ein Planungsbüro meist über einen Schlüssel auf die Fachteams, zum Beispiel nach Fläche, Köpfen oder Projektstunden. Die klassische Kostenrechnung führt die Verwaltung dagegen als eigene Hauptkostenstelle mit Zuschlag auf die Kostenträger.
Die Verteilung der Kosten auf die Kostenstellen heißt Kostenstellenrechnung, klassisch als Tabelle im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) mit den Kostenarten in den Zeilen und den Kostenstellen in den Spalten. In der Buchhaltung erhält jede Kosten- und Erlösbuchung neben dem Konto die Kostenstelle, damit sich Auswertungen je Bereich ziehen lassen.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Viele Büros kennen ihren Gesamtgewinn, aber nicht, welcher Bereich ihn erwirtschaftet. Ein Team mit teurer Spezialsoftware und viel Abstimmungsaufwand braucht einen anderen Stundensatz als ein Team mit schlanker Ausstattung. Erst die Kostenstellenrechnung macht diesen Unterschied sichtbar.
Gibt ein Büro die Finanzbuchhaltung an die Steuerberatung, muss die Kostenstelle schon auf dem Beleg oder in der Übergabe mitgeliefert werden, sonst fehlt sie in jeder späteren Auswertung.
Beispiel
Ein Büro mit 18 Mitarbeitenden führt die Kostenstellen Hochbau mit 10 und TGA mit 6 Personen, dazu die Verwaltung mit 2 Personen. Die Verwaltung kostet 150.000 € im Jahr und wird nach Köpfen umgelegt, also im Verhältnis 10 zu 6. Hochbau trägt damit 820.000 € eigene Kosten und 93.750 € Umlage, TGA 560.000 € und 56.250 €.
| Kostenstelle | Kosten mit Umlage | Projektstunden | Kosten je Stunde |
|---|---|---|---|
| Hochbau | 913.750 € | 12.500 | 73,10 € |
| TGA | 616.250 € | 7.200 | 85,59 € |
Die TGA-Stunde kostet das Büro rund 12,50 € mehr als die Hochbau-Stunde. Mit einem einheitlichen Bürostundensatz würde TGA-Arbeit systematisch zu günstig angeboten.
So unterstützt ingo365
In ingo365 ERP gehören Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung zum Finance-Bereich. Für Büros mit eigener Buchhaltung liefert newvision eine Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur auf Basis von Best Practices. Kleinere Büros übergeben ihre Belege über die DATEV- oder BMD-Schnittstelle an die Steuerberatung.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenträger?
Die Kostenstelle zeigt, wo Kosten entstehen, etwa im Team TGA oder in der Verwaltung. Der Kostenträger zeigt, wofür sie entstehen, im Planungsbüro meist das einzelne Projekt oder die Leistungsphase. Beide zusammen ergeben, was ein Projekt das Büro tatsächlich kostet.
Wie viele Kostenstellen braucht ein kleines Planungsbüro?
So wenige wie möglich und so viele, wie für Entscheidungen nötig sind. Für kleinere Büros reicht häufig je Fachbereich eine Kostenstelle und eine für die Verwaltung. Jede weitere Kostenstelle erhöht den Aufwand bei der Kontierung jeder einzelnen Buchung.
Stand: 05.11.2026