Nebenkosten HOAI
Nebenkosten sind nach § 14 HOAI die für die Ausführung eines Planungsauftrags erforderlichen Kosten, die neben dem Honorar abgerechnet werden können, etwa Versand, Vervielfältigungen und Fahrtkosten. Sie werden nach Einzelnachweis abgerechnet, sofern keine Pauschale in Textform vereinbart ist.
Was dahinter steckt
§ 14 Absatz 2 HOAI nennt die wichtigsten Nebenkosten, die Aufzählung ist nicht abschließend:
- Versandkosten und Kosten für Datenübertragungen
- Vervielfältigungen von Zeichnungen und Unterlagen sowie Filme und Fotos
- ein Baustellenbüro mit Einrichtung, Beleuchtung und Beheizung
- Fahrtkosten für Reisen über einen Umkreis von 15 Kilometern um den Geschäftssitz hinaus, in Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalsätze, sofern keine höheren Aufwendungen nachgewiesen werden
- Trennungsentschädigungen und Kosten für Familienheimfahrten
- Entschädigungen für sonstigen Aufwand bei längeren Reisen, wenn vorher in Textform vereinbart
- Entgelte für Leistungen, die nicht zum Auftrag des Büros gehören und die es im Einvernehmen mit dem Auftraggeber an Dritte vergeben hat
Abgerechnet werden die Nebenkosten ohne abziehbare Vorsteuer, die Umsatzsteuer kommt auf den Nettobetrag. Die Parteien können die Erstattung in Textform auch ganz oder teilweise ausschließen. Für eine Pauschale genügt seit der HOAI 2021 die Textform, die frühere Pflicht, sie schon bei Auftragserteilung zu vereinbaren, ist entfallen.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Ohne Pauschale muss jede Fahrt und jeder Plotauftrag belegt werden. Das kostet Verwaltungszeit, und Kleinbeträge bleiben leicht liegen. Eine Pauschale vereinfacht die Abrechnung, muss aber zu den tatsächlichen Kosten passen: Bei weit entfernten Baustellen oder vielen Planständen kann sie zu niedrig sein. Im Vertrag sollte deshalb stehen, ob Plots, Fahrten und Fremdleistungen pauschal oder nach Beleg abgerechnet werden.
Beispiel
Ein Büro rechnet ein Honorar von 80.000 € netto ab. Nach Einzelnachweis fallen 1.150 € Fahrtkosten, 820 € für Plots und Kopien und 140 € Versand an, zusammen 2.110 €. Eine vereinbarte Pauschale von 4 % auf das Honorar hätte 3.200 € ergeben.
Für das Büro ist die Pauschale hier günstiger, für den Auftraggeber der Einzelnachweis. Auf beide Beträge kommen 19 % Umsatzsteuer: 2.510,90 € oder 3.808 €.
So unterstützt ingo365
Im Honorarkalkulator von ingo365 ERP lassen sich Nebenkosten prozentual hinterlegen. In individuell kalkulierten Projektangeboten stehen Nebenkosten als eigener Abschnitt neben den Leistungen von Subunternehmern, und im gedruckten Angebot werden prozentuale Nebenkosten mit ausgewiesen. Fahrten und Ausgaben erfassen Mitarbeitende im kostenpflichtigen Zusatzmodul Ausgaben und Reisekosten von ingo365 HR, mit Kilometerpauschale und Zuordnung zum Projekt.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Sind Fahrtkosten im Architektenhonorar enthalten?
Nicht automatisch. Nach § 14 HOAI kann das Büro Fahrtkosten für Reisen über einen Umkreis von 15 Kilometern um den Geschäftssitz hinaus als Nebenkosten abrechnen, in Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalsätze oder höherer nachgewiesener Aufwendungen. Das gilt, solange die Erstattung nicht in Textform ausgeschlossen wurde.
Wie werden Nebenkosten in Österreich behandelt?
Die LM.VM 2023 enthalten in ihren Vergütungsmodellen weder Nebenkosten noch Umsatzsteuer. Die Nebenkosten werden nach den Allgemeinen Regelungen für Planungsverträge getrennt von der Vergütung angesetzt.
Stand: 05.11.2026