Onboarding

Onboarding bezeichnet alle Schritte, mit denen ein Unternehmen neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag vorbereitet, fachlich einarbeitet und ins Team integriert. In der Praxis steht der Begriff für einen geplanten Ablauf mit klaren Aufgaben für HR, IT, Führungskraft und Team, der von der Zusage oft bis zum Ende der Probezeit reicht.

Was dahinter steckt

Onboarding beginnt mit der Zusage, nicht am ersten Arbeitstag. Üblich sind drei Phasen:

Preboarding: von der Zusage bis zum ersten Tag, mit Vertrag, Geräten, Zugängen und ersten Informationen
Orientierung: die ersten Wochen mit fachlicher Einarbeitung
Integration: bis zum Ende der Probezeit, ins Team und in laufende Projekte

Die Einarbeitung ist damit ein Teil des Onboardings, nicht dasselbe. Einen rechtlichen Kern hat der Start auch. In Deutschland verlangt das Nachweisgesetz die wesentlichen Arbeitsbedingungen in gestaffelten Fristen, seit 2025 unter Bedingungen auch in Textform:

am ersten Arbeitstag: Vertragsparteien, Entgelt und Arbeitszeit
bis zum siebten Kalendertag: unter anderem Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit
innerhalb eines Monats: die übrigen Angaben

Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist

In beiden Branchen hängt der erste produktive Tag an Zugängen: CAD- und BIM-Lizenzen, Projektlaufwerke und Planstände im Planungsbüro, Ticketsystem, Repositories und Kundenumgebungen beim IT-Dienstleister. Fehlt einer davon, wartet eine Fachkraft, die für Projektarbeit eingestellt wurde. Wer in ein laufendes Projekt einsteigt, braucht außerdem Ansprechpartner, Ablagestruktur und den Stand der Leistungsphasen oder offenen Tickets.

Beispiel

Ein IT-Dienstleister stellt im Jahr 12 Fachkräfte ein. Am ersten Tag fehlen im Schnitt zwei von zehn Zugängen, jede Lücke kostet bis zur Freischaltung vier Arbeitsstunden. Das sind 8 Stunden je Neueinstellung und 96 Stunden im Jahr.

Bei einem internen Kostensatz von 70 € je Stunde gehen so 6.720 € verloren, die Zeit der Kolleginnen und Kollegen, die nebenher aushelfen, noch nicht eingerechnet.

Ausführlich: Onboarding: erste Schritte, HR-Software und Checkliste

So unterstützen ingo365 und timo365

Onboarding lässt sich in ingo365 HR und timo365 HR, powered by Factorial, als Workflow anlegen. Aufgaben gehen in festgelegter Reihenfolge an die neue Person, Führungskraft, HR und IT, der Status bleibt für alle sichtbar. Schon vor dem Startdatum kann die neue Person einen eingeschränkten Zugang erhalten und Stammdaten, Bankverbindung und Dokumente selbst erfassen, die direkt in der digitalen Personalakte landen. Arbeitsverträge entstehen aus Vorlagen und lassen sich zur elektronischen Signatur versenden.

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Häufige Fragen

Wie lange dauert Onboarding?

Es beginnt mit der Zusage und reicht meist bis zum Ende der Probezeit, die in Deutschland höchstens sechs Monate dauern darf. Gängige Richtwerte liegen bei drei bis zwölf Monaten, je nach Rolle und Vorerfahrung.

Welche Unterlagen bekommen neue Mitarbeitende in Österreich und der Schweiz zum Start?

In Österreich muss der Arbeitgeber unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses einen Dienstzettel mit den wesentlichen Rechten und Pflichten aushändigen, elektronisch nur, wenn der Arbeitnehmer das wählt. In der Schweiz verlangt Art. 330b OR bei unbefristeten oder länger als einen Monat dauernden Arbeitsverhältnissen spätestens einen Monat nach Beginn eine schriftliche Information, unter anderem zu Funktion, Lohn und wöchentlicher Arbeitszeit.

Stand: 05.11.2026