Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur besteht aus Daten in elektronischer Form, die einem Dokument beigefügt oder logisch mit ihm verbunden sind und mit denen eine Person unterzeichnet. Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen, nur die qualifizierte ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Was dahinter steckt

Die eIDAS-Verordnung, zuletzt 2024 geändert, gilt in allen EU-Staaten unmittelbar. Einer Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Die drei Stufen unterscheiden sich darin, wie sicher sie eine Person identifizieren und Änderungen erkennbar machen:

Stufe	Merkmale	Typischer Einsatz im Personalwesen
einfach	Klick auf „Unterschreiben“, eingefügtes Unterschriftsbild, Name unter einer E-Mail	Kenntnisnahme von Richtlinien, formfreie Vereinbarungen
fortgeschritten	eindeutig der Person zugeordnet, identifiziert sie, nachträgliche Änderungen werden erkennbar	Verträge ohne gesetzliche Schriftform, wenn mehr Beweiskraft gewünscht ist
qualifiziert	fortgeschritten, dazu qualifiziertes Zertifikat und qualifizierte Signaturerstellungseinheit	ersetzt die gesetzliche Schriftform, wo die elektronische Form zulässig ist

In Deutschland ersetzt die qualifizierte Signatur die Schriftform nach § 126a BGB, sofern das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt. Für Kündigung und Aufhebungsvertrag tut es das: Sie brauchen weiterhin Papier mit eigenhändiger Unterschrift (§ 623 BGB).

Eine Befristung braucht nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform, elektronisch also eine qualifizierte Signatur. Den Nachweis der Arbeitsbedingungen erlaubt das Nachweisgesetz seit 2025 unter Bedingungen in Textform, ein Arbeitszeugnis darf mit Einwilligung in elektronischer Form, also mit qualifizierter Signatur, erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO).

Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist

Neue Mitarbeitende starten oft remote oder an einem anderen Standort, die Geschäftsführung ist auf Baustellen oder beim Kunden. Verträge, Vertragsänderungen nach Gehaltsrunden oder Schulungsnachweise warten dann tagelang auf eine Unterschrift. Elektronisch unterschriebene Dokumente landen direkt in der Personalakte, ohne Drucken und Scannen.

Beispiel

Ein IT-Dienstleister schließt im Jahr 15 Arbeitsverträge, 6 davon befristet. Die 9 unbefristeten Verträge sind formfrei und lassen sich elektronisch unterschreiben. Für die 6 Befristungen verlangt § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform, also Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur.

Dazu kommen 40 Vertragsänderungen ohne Schriftformklausel und 80 Bestätigungen einer neuen Datenschutzrichtlinie. Zusammen sind das 129 Dokumente ohne Drucken, Versand und Scannen. Bei rund 20 Minuten je Dokument auf Papier und 5 Minuten elektronisch spart das 129 × 15 = 1.935 Minuten, gut 32 Stunden im Jahr. Kündigungen und Aufhebungsverträge bleiben auf Papier.

So unterstützen ingo365 und timo365

In ingo365 HR und timo365 HR, powered by Factorial, entstehen Dokumente aus Vorlagen mit Variablen, etwa Arbeitsverträge oder Fortbildungszertifikate, die sich mit den Daten aus dem Mitarbeiterprofil füllen. Für ein Dokument lässt sich direkt eine E-Signatur anfordern, neben dem Empfänger auch von weiteren Unterzeichnenden wie der Geschäftsführung, auswählbar nach Rolle. Unterschrieben wird im System, das Dokument liegt danach im vorgesehenen Ordner der digitalen Personalakte.

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur?

Elektronische Signatur ist der rechtliche Oberbegriff aus der eIDAS-Verordnung, vom Klick auf „Unterschreiben“ bis zur qualifizierten Signatur. Digitale Signatur meint das kryptografische Verfahren mit Zertifikat, auf dem fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen technisch beruhen. Jede digitale Signatur ist damit eine elektronische, aber nicht umgekehrt.

Gilt eine elektronische Signatur auch in Österreich und der Schweiz?

In Österreich gilt die eIDAS-Verordnung direkt, eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt nach § 4 Signatur- und Vertrauensdienstegesetz die Schriftlichkeit, mit wenigen Ausnahmen wie letztwilligen Verfügungen. In der Schweiz gilt eIDAS nicht, dort ist nach Art. 14 Abs. 2bis OR eine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES mit qualifiziertem Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

Stand: 05.11.2026