Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Unterlagen und Daten, die ein Arbeitgeber zu einer beschäftigten Person führt, vom Arbeitsvertrag über Bescheinigungen bis zu Lohnabrechnungen. Sie ersetzt den Papierordner durch eine zentrale Ablage mit Zugriffsrechten und Suche, die einem Löschkonzept folgt.
Was dahinter steckt
Die digitale Personalakte ist ein Baustein der HR-Software, kein anderer Name dafür. Sie hält Dokumente und Stammdaten fest, andere HR-Funktionen wie Zeiterfassung oder Abwesenheiten liefern ihr zu.
Eine Pflicht zur Personalakte als Ganzes gibt es in Deutschland nicht. Die Entgeltunterlagen für die Prüfung durch die Rentenversicherung sind aber elektronisch zu führen, eine Befreiung auf Antrag ist nur noch bis 31. Dezember 2026 möglich (§ 8 BVV).
Wer eine Personalakte führt, muss außerdem einige Regeln beachten:
- Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen und eigene Erklärungen beifügen lassen (§ 83 BetrVG).
- Nach der DSGVO gilt Speicherbegrenzung: Daten bleiben nur so lange, wie ihr Zweck es verlangt.
- Aufbewahrungsfristen hängen am einzelnen Dokument, eine einheitliche Frist für die ganze Akte gibt es nicht.
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
Beide Branchen arbeiten verteilt: mehrere Standorte, Homeoffice, Einsätze auf der Baustelle oder beim Kunden. Eine Papierakte liegt immer nur an einem Ort. Dazu kommen Nachweise mit Ablaufdatum wie Zertifizierungen oder Sicherheitsunterweisungen, die bei Ausschreibungen oder Audits schnell vorliegen müssen.
Beispiel
Eine Bauzeichnerin verlässt das Büro zum 31. März 2026, die letzte Lohnzahlung erfolgt im März. Ihr Lohnkonto ist nach § 41 EStG bis zum 31. Dezember 2032 aufzubewahren. Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aus dem März 2026 bleiben nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens bis März 2028.
Die Kopie ihres Führerscheins für den Dienstwagen ist dagegen zu löschen, sobald sie für keinen Zweck mehr gebraucht wird. Wer diese Fristen in einem Löschkonzept je Dokumentart festhält, kann sie planbar abarbeiten. In der Papierakte bleibt meist alles liegen.
Ausführlich: Digitale Mitarbeiterakte: Struktur für Dokumente statt Chaos
So unterstützen ingo365 und timo365
Die digitale Personalakte gehört in ingo365 HR und timo365 HR, powered by Factorial, zum Standard. Verträge mit Vertragsverlauf, Bescheinigungen, Zertifikate und Qualifikationsnachweise liegen zentral, Rechte legen fest, welche Dokumente nur HR und welche auch die Mitarbeitenden sehen. Mitarbeitende pflegen persönliche Angaben im Self-Service selbst. Die Lohnabrechnungen von Steuerberatung oder Lohnbüro lassen sich als Gesamt-PDF importieren, werden je Person aufgeteilt und in der Akte abgelegt.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Nicht als ganze Akte. Arbeitgeber in Deutschland müssen aber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen, die Befreiung auf Antrag gibt es nur noch bis 31. Dezember 2026, ab 2027 also für niemanden mehr. Für die übrigen Unterlagen der Personalakte bleibt die Form frei.
Was gilt in der Schweiz für das Personaldossier?
Nach Art. 328b OR darf der Arbeitgeber Daten über Beschäftigte nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind. Ergänzend gilt das revidierte Datenschutzgesetz, das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist. Beschäftigte können Einsicht verlangen und unrichtige Angaben berichtigen lassen.
Stand: 05.11.2026