Reisekosten
Reisekosten sind die Aufwendungen, die durch eine beruflich veranlasste Reise entstehen: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Arbeitgeber können sie in Deutschland und Österreich bis zu gesetzlich festgelegten Pauschalen und Grenzen steuerfrei erstatten.
Was dahinter steckt
Reisekosten fallen an, wenn Mitarbeitende außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich unterwegs sind. Sie gliedern sich in Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten wie Parkgebühren oder Maut. Für Inlandsreisen gelten 2026 diese steuerlichen Werte:
| Posten | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Verpflegung | 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und für An- und Abreisetag, 28 € für einen vollen Tag | Tagesgeld bis 30 € je Tag, ab mehr als 3 Stunden 2,50 € je angefangene Stunde |
| Übernachtung | Kosten laut Beleg oder 20 € pauschal durch den Arbeitgeber | Kosten laut Beleg oder Nächtigungsgeld von 17 € |
In Deutschland wird die Verpflegungspauschale gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt: um 5,60 € für ein Frühstück und um 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen. Bei einer längerfristigen Tätigkeit am selben auswärtigen Ort gibt es die Pauschale nur in den ersten drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.
Die österreichischen Werte sind steuerliche Höchstbeträge, was tatsächlich gezahlt wird, regelt oft der Kollektivvertrag. In der Schweiz gibt es keine gesetzlichen Tagespauschalen. Der Arbeitgeber muss nach Art. 327a OR alle notwendigen Auslagen ersetzen, sein Spesenreglement legt fest, ob effektive Kosten oder Pauschalen erstattet werden.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Mitarbeitende aus Technik und Beratung sind regelmäßig beim Kunden: Rollouts, Workshops, Vor-Ort-Support. Die Reisekosten gehören zum Projekt und werden je nach Vertrag weiterberechnet oder sind im Preis enthalten. Werden sie keinem Projekt zugeordnet, fehlen sie in der Nachkalkulation, und weiterberechenbare Kosten gehen verloren.
Beispiel
Ein Berater fährt für einen zweitägigen Workshop mit dem eigenen Pkw 180 Kilometer zum Kunden und zurück, zusammen 360 Kilometer. Bei 0,30 € je Kilometer ergeben sich 108 € Fahrtkosten. Für Verpflegung stehen je 14 € für An- und Abreisetag zu.
Das Hotel kostet 129 € einschließlich Frühstück und wird vom Arbeitgeber bezahlt. Deshalb wird die Pauschale für den Abreisetag um 5,60 € gekürzt, für Verpflegung bleiben 22,40 €. Mit 108 € Fahrtkosten, 129 € Hotel und 12 € Parkgebühren kostet die Reise 271,40 €.
So unterstützt timo365
timo365 HR (powered by Factorial) bietet Ausgaben und Reisekosten als Zusatzmodul. Mitarbeitende erfassen dort Tagespauschalen für einen Reisezeitraum, das System kürzt sie bei gestellten Mahlzeiten und Übernachtungen. Jede Ausgabe lässt sich einem Projekt und Unterprojekt zuordnen, die Kosten erscheinen dann am Projekt in timo365 HR.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 in Deutschland?
Für Inlandsreisen gelten 14 € für An- und Abreisetag und bei mehr als acht Stunden Abwesenheit, 28 € für jeden vollen Tag. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird um 20 % des vollen Tagessatzes für ein Frühstück und um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen gekürzt. Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium eigene Sätze je Land.
Welche Reisekostensätze gelten 2026 in Österreich?
Steuerfrei sind im Inland ein Tagesgeld von bis zu 30 € je Tag und bei Reisen über drei Stunden 2,50 € je angefangene Stunde. Für Übernachtungen ohne Beleg gilt ein Nächtigungsgeld von 17 €. Was der Arbeitgeber mindestens zahlen muss, regelt häufig der Kollektivvertrag der Branche.
Stand: 05.11.2026