Versionierung (Dokumente)
Versionierung ist die geordnete Speicherung aufeinanderfolgender Bearbeitungsstände eines Dokuments, bei der jede Version mit Nummer, Datum und bearbeitender Person erhalten bleibt. In der Praxis macht sie nachvollziehbar, wer was wann geändert hat, und erlaubt die Rückkehr zu einem früheren Stand.
Was dahinter steckt
Den Begriff kennt man auch aus der Softwareentwicklung. Im Dokumentenmanagement geht es um Dateien wie Pläne, Berichte, Verträge und Kalkulationen. Statt Kopien wie „Grundriss_final_neu2.pdf“ anzulegen, verwaltet ein System alle Stände einer Datei unter einem Namen. Gängige Elemente:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Hauptversion (1.0, 2.0) | freigegebener Stand, etwa ein Plan, der an Bauherrn oder Behörde geht |
| Nebenversion (1.1, 1.2) | Arbeitsstand, der intern weiterbearbeitet wird |
| Versionsverlauf | Liste aller Stände mit Datum, Person und Kommentar |
| Ein- und Auschecken | sperrt eine Datei während der Bearbeitung für andere |
| Wiederherstellen | macht einen älteren Stand wieder zur aktuellen Version |
Im Bauwesen kommt der Planindex dazu: Jede Änderung eines herausgegebenen Plans bekommt einen Buchstaben oder eine Nummer im Plankopf, dazu eine kurze Änderungsbeschreibung. Versionierung im System und Index auf dem Plan sollten zusammenpassen.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Planungsbüros arbeiten mit vielen Beteiligten an denselben Unterlagen. Baut eine Firma nach einem veralteten Plan, geht es schnell um Haftung und Kosten, und dann zählt, welcher Stand wann an wen ging. Eine saubere Versionierung beantwortet das in Minuten.
Sie verhindert auch, dass zwei Teammitglieder parallel an verschiedenen Kopien derselben Datei arbeiten und Änderungen verloren gehen. Für Nachträge zählt außerdem, welcher Planstand beauftragt war und welcher später geändert wurde.
Beispiel
Für ein Wohnhaus erstellt ein Büro 40 Ausführungspläne. Jeder Plan wird bis zum Baubeginn im Schnitt dreimal geändert, mit Index a, b und c. Zusammen mit der Erstausgabe entstehen 40 × 4 = 160 Planstände. Ohne Versionierung liegen sie als 160 Einzeldateien in Ordnern, mit Versionierung als 40 Dokumente mit je vier nachvollziehbaren Ständen und einem eindeutig aktuellen Plan.
So unterstützt ingo365
Gespeichert werden Dokumente und E-Mails in ingo365 DMS direkt in SharePoint im Microsoft-365-Tenant des Kunden, ohne eigene Zwischenschicht. Bearbeitet werden die Dateien aus Outlook, Teams oder dem DMS-Explorer heraus im jeweiligen Programm. In ingo365 ERP wird ein Angebot bei der Beauftragung eingefroren, Aufträge erhalten unter der Projektnummer eine Endung wie _01, so bleiben Nachträge als eigene Stände nachvollziehbar.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Versionierung und Revisionssicherheit?
Versionierung hält Bearbeitungsstände fest, die sich weiter ändern, ergänzen oder auch löschen lassen. Revisionssicherheit verlangt dagegen, dass archivierte Unterlagen über die Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig und nachvollziehbar bleiben. Ein Versionsverlauf hilft dabei, ersetzt aber kein Archiv mit Löschschutz.
Was ist der Unterschied zwischen Version und Revision?
Die Begriffe werden uneinheitlich verwendet. Im Dokumentenmanagement und in der Planung ist eine Version meist jeder gespeicherte Bearbeitungsstand, eine Revision ein freigegebener Änderungsstand, der nach außen geht. Im Bauwesen ist die Revision am Planindex im Plankopf erkennbar.
Stand: 05.11.2026