Zeiterfassung
Zeiterfassung ist die Aufzeichnung der Zeiten, die Mitarbeitende arbeiten, entweder als Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Pausen oder als Projektzeit, die einem Kunden, Projekt oder Ticket zugeordnet wird. In der Praxis erfüllt sie die gesetzliche Aufzeichnungspflicht und liefert bei Dienstleistern die Grundlage für Abrechnung und Kalkulation.
Was dahinter steckt
Zeiterfassung umfasst zwei Aufgaben, die oft im selben System laufen, aber unterschiedlichen Zwecken dienen:
| Merkmal | Arbeitszeiterfassung | Projektzeiterfassung |
|---|---|---|
| Zweck | Arbeitsschutz, Überstunden, Urlaub, Lohn | Abrechnung, Nachkalkulation, Controlling |
| Inhalt | Beginn, Ende, Pausen | Dauer, Projekt, Aufgabe, Leistungsbeschreibung |
| Grundlage | Arbeitsrecht | Vertrag mit dem Kunden |
| Empfänger | Personalabteilung, Lohnbüro | Projektleitung, Buchhaltung, Kunde |
In Deutschland sind Arbeitgeber nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht eine taggleiche, grundsätzlich elektronische Erfassung vor, beschlossen ist er noch nicht. Erfasst wird per Terminal, Browser, App oder direkt im Ticket.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Bei IT-Dienstleistern ist die erfasste Projektzeit die Grundlage jeder Rechnung nach Aufwand und jeder Abbuchung vom Stundenkontingent. Deshalb braucht es neben der Erfassung eine Prüfstufe: Die Projektleitung entscheidet, ob eine Zeit abrechenbar ist, auf Kulanz läuft oder intern bleibt.
Beispiel
Ein Teammitglied in der Technik arbeitet von 8:00 bis 17:00 Uhr mit 45 Minuten Pause, die Arbeitszeiterfassung zeigt 8,25 Stunden.
In der Projektzeiterfassung verteilt sich dieselbe Zeit auf 1,5 Stunden Ticket bei Kunde A, 4,5 Stunden Projekt bei Kunde B, 1,25 Stunden Ticket bei Kunde C und 1 Stunde interne Besprechung. Abrechenbar sind 7,25 Stunden, zum Stundensatz von 110 € also 797,50 €. Beide Summen stimmen überein, und das System kann Abweichungen sofort melden.
Ausführlich: Projektzeiterfassung bei IT-Dienstleistern: Zeit erfasst, Umsatz verschenkt
So unterstützt timo365
Mitarbeitende erfassen Arbeits- und Projektzeiten in timo365 HR, powered by Factorial, im Browser oder per App. Die Projekte kommen aus timo365 ERP, die erfassten Zeiten gehen über eine Schnittstelle zurück ins ERP. Bevor abgerechnet wird, prüft die Projektleitung die Zeiten im Projektleiter-Cockpit und gibt sie frei.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung in Österreich und der Schweiz Pflicht?
Ja. In Österreich verpflichtet § 26 Arbeitszeitgesetz Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. In der Schweiz ergibt sich die Pflicht aus Art. 46 Arbeitsgesetz und Art. 73 ArGV 1, die Ausnahmen sind eng: Eine vereinfachte Erfassung nur der täglichen Arbeitszeit braucht eine Vereinbarung (Art. 73b), ein Verzicht einen Gesamtarbeitsvertrag, eine schriftliche Einzelvereinbarung und mehr als 120.000 Franken Jahreslohn (Art. 73a).
Wie funktioniert digitale Zeiterfassung?
Mitarbeitende erfassen Beginn, Ende und Pausen per App, im Browser oder am Terminal und ordnen Projektzeiten direkt einem Kunden, Projekt oder Ticket zu. Das System führt das Zeitkonto, meldet fehlende oder auffällige Einträge und gibt die Stunden an Lohn- und Projektabrechnung weiter. Nachträglich ausgefüllte Stundenzettel entfallen.
Stand: 05.11.2026