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Auftragsverwaltung & Projekt Controlling: Best-of-Breed oder Best-of-Suite?

Die digitale Transformation wurde in den vergangenen Monaten enorm beschleunigt, wie u.a. der Digitalisierungsindex 2020/2021 von mittelständischen Unternehmen in Deutschland zeigt.

Einerseits sollen digitale Lösungen auch in Zukunft für produktive Zusammenarbeit und effizientere Prozesse sorgen, andererseits eröffnen Sie neue Geschäftsfelder sowie Flexibilität für kommende wirtschaftliche Veränderungen. Aus diesem Grund sind Entscheidungsträger verschiedenster Branchen momentan auf der Suche nach passenden digitalen Produkten und Services, wobei sich schnell die Frage aufdrängt, ob Best-of-Breed (mehrere Tools) oder Best-of-Suite (1 Tool) mehr Sinn macht.

In Ingenieurbüros etwa setzte man bis dato stark auf mehrere Tools, die die Anforderungen einzelner Bereiche wie Auftragsverwaltung und Project Controlling für sich am besten erfüllen. Gleichzeitig sorgt der massive Anstieg administrativer Bürotätigkeiten zu spürbaren Zeiteinbußen und Frustration.

Die Digital Workplace Studie von Adobe kam etwa zu dem Schluss, dass ein Wissensarbeiter 25 Stunden pro Woche rein mit E-Mail-Verkehr, Rechnungsstellung, Dokumentenverwaltung etc. verbringt. Entsprechend frustrierend und zeitraubend empfinden Projektleiter und Ingenieure in Planungsbüros den Administrationsaufwand aufgrund vieler unterschiedlicher Tools für die Zeit- und Leistungserfassung oder Liquiditätsplanung. Es lohnt sich daher die Überlegung, ob sich eine einheitliche digitale Gesamtlösung in Zukunft mehr lohnt. 

Herausforderung Auftragsverwaltung & Projekt Controlling in Ingenieurbüros

 

Im projektorientierten Umfeld des Ingenieurwesens müssen sich Planungsbüros dynamischen Bedingungen stellen, die ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsmanagement erfordern. Projektleiter und Teams in Ingenieurbüros müssen täglich vielseitige Herausforderungen in der Auftragsverwaltung und im Projekt Controlling meistern:

  • viele Einzelprojekte mit individuell unterschiedlichen Anforderungen 
  • Koordination und Kooperation zwischen internen und externen Mitarbeitenden
  • lange Projektzeiträume von mehreren Monaten oder Jahren, vor allem von öffentlichen Auftraggebern
  • halbfertige Leistungen und teilw. nicht steuerbare Einflussfaktoren in jeder Projektphase möglich
  • dynamische Dienstleistungspakete, die im Vorfeld nicht vollständig definiert werden können 
  • Erfordernis flexibler Ressourcen- und Kapazitätsplanung, je nach sich verändernden Projektanforderungen
  • große Flut an Informationen, die mit Auftraggebern ausgetauscht und verwaltet werden müssen

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Best-of-Breed vs. Best-of-Suite für Planungsbüros

 

Um all diese Herausforderungen zu bewältigen, stehen Ingenieurbüros verschiedene Tools zur Verfügung, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Wir möchten im Folgenden allerdings einen anderen Vergleich ziehen, nämlich zwischen diesen 2 Varianten:

  1. Best-of-Breed, d.h. für jeden Projektbereich das beste Tool
  2. Best-of-Suite, d.h. intelligent vernetzte Tools in einer einheitlichen Gesamtlösung

 

Best-of-Breed im Ingenieurbüro

 

Es gibt natürlich zahlreiche Gründe, warum Planungsbüros in der Vergangenheit auf die Verwendung mehrerer Tools gesetzt haben:

  • jeder Mitarbeiter kann die Software benutzen, die am besten zu seiner Arbeitsweise passt
  • jeder Fachbereich greift auf das am besten passende Tool zu
  • teilweise stehen kostenlose Tools zur Verfügung
  • es handelt sich um eine gewachsene Struktur, da über die Zeit immer mehr Software hinzugekommen ist
  • Mitarbeiter mit unterschiedlicher Systemerfahrung kommen ins Unternehmen und bringen bewährte Tools mit

Best-of-Suite im Ingenieurbüro

 

Anders als bei der Best-of-Breed Variante, die von einem eher technischen Blickwinkel ausgeht, basiert die Best-of-Suite Variante auf einem 360°-Ansatz. Dieser soll für Übersichtlichkeit, Transparenz und Automatisierung im Projektgeschäft von Ingenieurbüros sorgen. Denn mit nur einem System, dass die einzelnen Tools über Schnittstellen intelligent zusammenführt, entstehen vielseitige Vorteile:

  • Projektleiter und Geschäftsführer behalten alle Projekte im Blick und erkennen frühzeitig, wo eventuell Geld verloren geht
  • alle Daten sind in Echtzeit rund um die Uhr abrufbar, sodass alle Beteiligten nachvollziehen können, wo das jeweilige Projekt steht
  • das durchgängige System von Angebotserstellung bis Projektdurchführung und -abschluss spart Projektleitern Zeit & Nerven, z.B. weil alle Kontaktdaten immer aktuell sind
  • die schnelle Datenabfrage und -verwaltung ermöglicht eine hochwertige Kundenbetreuung, z.B. dank der schnellen Angebots- oder Rechnungsstellung
  • das interne Projektmanagement wird spürbar optimiert, da alle Infos in einem System zusammenlaufen, z.B. bei der schnellen Recherche, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde
  • die intelligente Vernetzung verschiedener Tools beugt Fehlern und Datenverlust vor, da etwa Mehrleistungen nicht mehr untergehen

Insgesamt ermöglicht die 360°-Sicht auf alle Daten eine schnelle Reaktionszeit und präventive Maßnahmen statt einer rein retrospektiven Betrachtung auf Ingenieursprojekte.

Obwohl die gewachsenen Strukturen mit mehrfachen Tools in Planungsbüros durchaus nachvollziehbar sind, führt dies stets zu einem großen Nachteil: Da Daten an verschiedenen Plätzen abgelegt werden, fehlt der ganzheitliche Blick und Projektplanung- sowie -management finden in einer Art Blindflug statt. Ein einheitliches System vernetzt stattdessen die erforderlichen Tools intelligent miteinander und überführt die Daten automatisiert in die verschiedenen Phasen.

ingo365: Best-of-Suite Ingenieursoftware

 

Eine Best-of-Suite Lösung für Ingenieure ist ingo365 auf Basis neuester Microsoft Technologien. Das einheitliche System wurde gemeinsam mit newvision von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt und bildet alle Phasen und Ergebnisse ganzheitlich ab. Es dient dazu kaufmännische und administrative Prozesse, Dokumentenverwaltung und Kollaborationsprozesse mit internen sowie externen Mitarbeitenden zu verbessern. 

Folgende Vorteile hat ingo365 in Bezug auf Auftragsverwaltung und Projekt Controlling:

  • verschiedene Benutzerrollen mit passendem Dashboard
  • individuell anpassbare Benutzeroberfläche
  • projektspezifische Ablage von Dokumenten & E-Mails 
  • optimale Ressourcen- und Liquiditätsplanung
  • automatisierte Datenverarbeitung in einzelne Projektphasen: Projektanlage und -strukturierung, Planung, Projektdurchführung, Abnahme

Fazit: Auftragsverwaltung & Projekt Controlling im einheitlichen System

 

Der Digitalisierungsschub der vergangenen Monate geht für einige Branchen mit zahlreichen Vorteilen einher. So auch für Ingenieurbüros, die dank einheitlicher Systeme wie IngO365 die administrativen Tätigkeiten deutlich reduzieren können. Stattdessen konzentrieren sich Projektleiter wieder auf ihre Kernaufgaben, Mitarbeiter freuen sich über vereinfachte Arbeitsprozesse und Geschäftsführer ärgern sich nicht länger über verpasste Geschäfte aufgrund chaotischer und fehlerbehafteter Datenverwaltung. Die Best-of-Suite Variante gewährleistet einen gesamtheitlichen Blick mit einem Verantwortlichen und einer Strategie. Da Ressourcen besser geplant und Leistungen weniger schnell verloren gehen, wird der betriebswirtschaftliche Erfolg in Ingenieurbüros spürbar erhöht. 

 

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Betriebswirtschaftlicher Erfolg

Michael Stritzinger

Über Michael Stritzinger

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.