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Warum Excel als Projektmanagement-Tool in Ingenieurbüros vermieden werden sollte

Schon im Schulalter hat man erste Berührungspunkte mit dem Programm Excel. Man tippt neugierig Zahlen und andere Daten ein und erstellt sich schön aussehende Diagramme mit Balken oder Punkten. Unproblematisch erscheint hier die Excel-Welt noch als ein herrliches Versuchsfeld für Tabellenkalkulation. Aber - und das ist wichtig - die tiefergehende Beschäftigung mit dem Tool entblößt nicht nur die zigfachen Möglichkeiten, sondern auch die Grenzen seiner Überschaubarkeit. Wo bei geringer Datengrundlage noch alles schick ist, führen komplizierte Zusammenhänge schon zum Kopfzerbrechen.

Ganz ähnlich verhält es sich (weit über die Schulzeit) hinaus mit der Entscheidung für die richtige Business Software am modernen Arbeitsplatz. Excel ist als Projektmanagement-Tool in fast jedem Ingenieurbüro vertreten, doch bis zu welchem Punkt sind selbst gestrickte Excel-Lösungen noch effizient und passen exakt auf die benötigten Bedürfnisse? Und wann sollten sie durch eine speziell auf Ihr Projektgeschäft zugeschnittene Lösung wie ingo365 ersetzt werden? Einige meiner Überlegungen und Antworten finden Sie im Folgenden. 

 

Jobs to be done: Anforderungen an Business Tools im Ingenieurbüro

 

Kommen Tools im Ingenieurbüro zum Einsatz, sollen sie einen bestimmten Zweck erfüllen. Die Gründe dahinter können etwa kaufmännischer oder technischer Natur sein:

Allein diese Auflistung aller Anforderungen an eine Unternehmenssoftware lässt erahnen, dass Ingenieure gerade im kaufmännischen Bereich mit selbstgestrickter Excel-Tabellen-Kalkulation schnell an ihre Grenzen stoßen. Schauen wir uns trotzdem einmal an, warum Excel für die Projekte weiterhin ein beliebtes Tool im Ingenieurbüro ist. 

Excel als Projektmanagement-Tool

Einsatz und Vorteile von Excel im Ingenieurbüro

 

Excel spielt in heutigen Ingenieurbüros aus unterschiedlichen Gründen noch immer eine Rolle bei der Steuerung von Projekten. Und das zurecht:

  • Vielseitiges Tool:
    Excel ist im Kern ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm. Es bietet durch Formeln und Makros allerdings unendlich viele Möglichkeiten, auch komplexere Anwendungen zu entwickeln. 

  • Best-of-Breed-Ansatz noch dominant
    In vielen gewachsenen Umgebungen dominiert noch der Best-of-Breed Ansatz. In diesen fügt sich Excel als grundsätzlich einfache und zugleich erweiterbare Lösung vermeintlich gut ein. 

  • Auf technischer Ebene die erste Wahl
    Für Ingenieure ist Excel die erste Lösung, wenn sie technische Probleme mathematisch lösen wollen. Die Erfahrungen und Kompetenzen im technischen Bereich werden gern auf kaufmännische Prozesse übertragen.

  • Optimales Anfänger-Tool
    Excel ist ein gutes Produkt für Einsteiger - so zumindest die verbreitete Meinung unter Ingenieuren. Gerne unterschätzt wird dabei die steile Lernkurve im Projektmanagement mit Excel. Gerade dann, wenn es um komplexe kaufmännische Prozesse wie eine nachhaltige Ressourcen- und Kapazitätsplanung geht.

  • Bekanntes Tool aus dem Studium
    Auch im Studium ist Excel die erste Wahl. Damit werden mathematisch-technische Probleme gelöst, die für den Projekt-Arbeitsalltag der späteren Ingenieure wichtig sind. 

Den Sinn wollen wir Microsoft Excel also gar nicht pauschal absprechen. Instrumente wie Excel können bei der Planung des Projekts nämlich durchaus noch als die beste Option erscheinen. Mittel- und langfristig stößt die Tabellenkalkulation aber an ihre Grenzen.

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Ob sich Excel als Business Tool im Ingenieurbüro eignet

 

Die Antwort lautet Ja und Nein. Im technischen Bereich spielt Excel als zahlenbasiertes Business Tool durchaus seine Stärken aus. Allerdings fehlt den meisten Projekt- und Büroleitern im Geschäftsalltag zumeist die Zeit und Fähigkeit für die Entwicklung komplexer kaufmännischer Anwendungen mit Excel. Denn selbst fortgeschrittene Tabellenkalkulationen reichen für eine ganzheitliche Buchhaltung, Liquiditätsplanung oder Projektplanung in der Regel nicht aus. Auch ist das Risiko für Fehler, redundante Daten und unvollständige beziehungsweise falsche Datenblätter in mehrköpfigen Teams verhältnismäßig hoch. 

Dies gilt unserer Meinung nach nicht nur für größere Ingenieurbüros, sondern auch für EPUs und Ingenieure, die sich gerade selbständig gemacht haben. Denn oft glaubt man, zum Start “reicht Excel locker aus”. In der Praxis zeigt sich aber schnell, dass der zu Beginn vermeintlich eingesparte Aufwand sich rasch als Bumerang für Projektmanager erweist.

 

Überblick über ganzheitliches Projektmanagement mit ingo365

 

ingo365 ist eine ERP-Software, mit der Ingenieurbüros Ihre geschäftlichen Prozesse in einem zentralen System umfassend abbilden können:

  • Zeitersparnis und Prozessoptimierung
    Während Ingenieurbüros mit Excel alles selbst “stricken” müssen, sind in ingo365 bereits vorgefertigte Lösungen vorhanden und intelligent miteinander vernetzt. Kaufmännische Prozesse werden dadurch schneller und einfacher. Beziehungsweise erhält etwa der Neueinsteiger wertvolle vorgefertigte Systematiken basierend auf jahrelangen Insidererfahrungen. Diese kann er sofort für die Projektarbeit verwenden.

  • Kosten-Nutzen-Verhältnis:
    Die Kosten einer Lösung wie ingo365 sind vollständig transparent und im Vorhinein leicht kalkulierbar. Ihnen gegenüber steht eine enorme Effizienzsteigerung in vielen Geschäftsbereichen, die die Anschaffungs- und Implementierungskosten mehr als lohnenswert machen. Demgegenüber sind die wahren Kosten und Zeitaufwände für eine ständig zu pflegende Excel-Eigenanwendung kaum kalkulierbar. Sie übersteigen in Wahrheit auch rasch diejenigen einer perfekt zugeschnittenen Business Software.

  • Fehlerreduzierung:
    94% aller Excel-Tabellen sind laut einer Studie von Raymond R. Panko fehlerhaft. Offene Tabellen, große Datenmengen und der Einsatz von Formeln macht selbst fortschrittliche Eigenentwicklungen anfällig für Fehler. Da hilft noch die allerbeste Vorlage nichts. Anders in ingo365, wo einheitliche Eingabemasken und vorgefertigte Anwendungen innerhalb einer zentralen Plattform das systematische Fehlerrisiko de facto auf Null reduzieren.

Statt Excel zentrale PM-Software priorisieren

  • IT-Security:
    Je weniger Datenmengen im System bewegt werden, desto weniger potentielle Angriffspunkte gibt es für Cyberkriminelle, um sich Zugriff zu verschaffen. ingo365 basiert zudem auf bewährten Microsoft Applikationen, sodass die IT-Security bereits standardmäßig hoch ist. Oder trauen Sie sich zu, dass Sie Security-Lücken, die von Microsoft laufend erkannt und durch Updates gefixt werden, schneller und besser erkennen und schließen können als Microsoft?

  • Zugriff von überall:
    Mit ingo365 greifen Anwender immer und überall von jedem beliebigen internetfähigen Endgerät auf die zentrale Bürosoftware zu. Dies führt zu besseren Reaktionszeiten, mehr Flexibilität in der Arbeitsgestaltung und einer Modernisierung der Bürolandschaften.

  • Synchronisierung in Echtzeit:
    Die Business Lösung ingo365 bietet jedem Projektmitarbeiter und allen Projektbeteiligten eine stets aktuelle Datenbasis ohne Single Points of Failure. Ändert beispielsweise die Buchhaltung die Adresse eines Kunden, wird diese automatisch an allen globalen Schnittpunkten mit angepasst. Wie viele Programme haben Sie im Einsatz, innerhalb derer Sie die gleichen Daten pflegen müssen? Und wie sicher sind sie, dass diese Daten alle synchron und aktuell sind?

Während in einer Excel-Tabelle flott einmal der aktuelle Projektstatus undurchsichtig wird, bietet eine Projektmanagement-Software Marke ingo365 Klarheit.

 

Ob sich ingo365 als Unternehmenssoftware im Ingenieurbüro eignet

 

Ja. ingo365 ist im Gegensatz zu Excel speziell auf alle kaufmännischen Anforderungen ausgerichtet und trägt nachhaltig zum betriebswirtschaftlichen Erfolg im Ingenieurbüro bei. Auch die hohe Benutzerfreundlichkeit der Business Software trägt ihr Scherflein dazu bei. Der eher technisch versierte Ingenieur ist problemlos in der Lage, seine kaufmännischen Aufgaben als Projektleiter oder Geschäftsführer bestmöglich auszuführen.

ingo365_Business Lösung für Planungsbüros

Die Wahl zwischen Excel oder ingo365

 

Stricken oder stricken lassen? Auf diese Fragen brauchen moderne Ingenieurbüros eine Antwort. Excel ist zwar ein tolles Werkzeug. Aber für komplexe Anforderungen im kaufmännischen Bereich ist das Programm - wenn überhaupt- nur mit sehr hohem Aufwand und auch dann nur bedingt einsetzbar. 

 

Ob die Unternehmensgröße eine Rolle spielt

 

Die Antwort ist einfach: Für Unternehmen jeder Größe passen sowohl Excel als auch ingo365. Der Unterschied besteht allerdings darin, dass Excel ein hervorragendes Business Tool für technische Berechnungen und Tabellenkalkulationen ist.

ingo365 hingegen ist optimal als Business Software für alle kaufmännischen und organisatorischen Prozesse geeignet. Sie führt alle Informationen auf einer zentralen Plattform zusammen, ist einfach zu bedienen und bildet selbst komplexe Anforderungen schnell und intelligent ab. 

 

Welche Kriterien bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Tools relevant sind

 

Excel, ingo365 oder doch eine anderes Angebot für Ihr Ingenieurbüro? Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Wahl der passenden Business Software:

  1. Funktionalität: Welche Features bietet mir das Tool in Einzelanwendungen, aber auch in der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern? Wie unterstützt und verbessert die Funktionalität unsere Geschäftsprozesse?

  2. Kosten: Wie hoch ist mein ROI (Return of Invest) durch die Anschaffung einer neuen ERP-Software?

  3. Geschäftsalltag: Welche Software unterstützt mein Team bestmöglich auf allen Ebenen und in allen Abteilungen einzeln und interdisziplinär?

  4. Skalierbarkeit: Mit welcher Business Software kann mein Unternehmen wachsen und skalierbar agieren? 

Lassen Sie sich diese Reihe an Fragestellungen durchaus gut durch den Kopf gehen, bevor Sie eine Entscheidung fällen.

 

Was bei der Entscheidung noch hilfreich sein kann

 

ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt. Daher kennen unsere Spezialisten die Anforderungen von Planungsbüros und des Projektmanagements sehr genau. Wir nehmen uns gerne Zeit für eine persönliche Beratung, ganz gleich, ob Sie sich letztlich für oder gegen unsere Lösung entscheiden. 

In einer Testumgebung, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten wird, können Sie alle Funktionen und Vorteile von ingo365 ausprobieren. 

Außerdem finden Sie viele weitere Informationen in unserem Blog.

Sie möchten erfahren wie andere Ingenieurbüros betriebswirtschaftlich erfolgreich arbeiten? Dann laden Sie sich gleich das Whitepaper zu diesem Thema herunter:

Whitepaper Betriebswirtschaftlicher Erfolg in Ingenieurbueros

Fazit: Excel vs. ingo365

 

Excel ist ein tolles Tool für alle technischen Anforderungen im Ingenieurbüro. Allerdings ist es wenig geeignet, um damit ein Unternehmen mit Verve zu führen. In manchen Teilbereichen stellt es eine passende Kalkulationshilfe dar. Die Abwicklung von projektorientierten Geschäftsprozessen wie Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Controlling oder Liquiditätsplanung sollten in der heutigen Zeit allerdings in einer dafür geschaffenen Umgebung wie ingo365 stattfinden. 

Schließlich wollen Sie ein Schweizer Taschenmesser mit allen Funktionalitäten sowie alle Zwecke und nicht die krummgebogene Stricknadel, richtig?

 

Excel als Projektmanagement-Tool FAQ

 
Verwendungszweck

Welche Aufgaben können mit PM-Software erledigt werden?

Unter einer Projektmanagement-Software (PM) versteht sehr wahrscheinlich jeder etwas anderes. Das ist ganz natürlich, hat doch je nach Branche jeder andere Vorstellungen und auch Anforderungen an so ein Hilfswerkzeug. Deshalb wird hier speziell auf eine PM-Software für projektorientierte Unternehmen wir Architekten und Ingenieure eingegangen. Diese benötigen Unterstützung durch ihren gesamten Projektablauf, sowohl in kaufmännischer, als auch organisatorischer und struktureller Hinsicht.

Beginnend bei der

  • Angebotserstellung,

  • über Adress- und Projektanlage sowie -verwaltung,

  • Projektsteuerung etwa hinsichtlich Ressourcen je Projektphase,

  • Soll-Ist-Vergleiche der wichtigsten Kennzahlen wie aufgewendete Stunden je Phase, 

  • geplante und tagesaktuell angefallene Kosten,

  • Terminverwaltung,

  • Aufgabenplanung, -zuordnung und -überwachung,

  • interne und externe Kommunikation,

  • zentrale, projektorientierte Ablage und Archivierung von Daten und Kommunikation,

  • Erstellung und Verwaltung von Honorarnoten,

  • individuelles Mahnwesen,

  • Liquiditätsplanung,

  • Zeiterfassung,

  • einheitliche Reportings einzelner Projektleiter an die Geschäftsführung, aber auch unternehmensweite Auswertungen auf Knopfdruck

ziehen sich die Verwendungsbereiche über viele, viele Geschäftsprozesse.

Excel und PM

Warum ist Excel als Projektmanagement-Software aber suboptimal?

Alleine aus den zuvor beschriebenen umfassenden Aufgaben wird sofort ersichtlich, dass Excel als PM-Software früher oder später zum Scheitern verurteilt ist. Zu komplex und sich gegenseitig beeinflussend sind, die zu überwachenden, Parameter. Dazu bedarf es einer praxisorientierten, auf die eigene Branche zugeschnittene Business Lösung. Diese soll komplexe Zusammenhänge im Hintergrund vollautomatisch abbilden. Jedoch in der Bedienung speziell auf das Klientel (beispielsweise Techniker, Projektleiter, Buchhaltung, Geschäftsführung) ausgerichtet und somit einfach und intuitiv zu bedienen sein.

Kaufmännische und organisatorische Prozesse sollten stets nebenbei laufen können, damit man sich vorrangig auf seine technischen Aufgaben konzentrieren kann. ingo365 ist so ein PM-Tool, welches von Ingenieuren für Ingenieure (und natürlich Architekten) geschaffen wurde.

Ressourcenplanung mit Excel

Geht Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit Excel leicht von der Hand? Wenn nein, warum nicht?

Natürlich kann man mit Excel manuell (und eher zeitaufwendig) zum Beispiel für ein startendes Projekt eine Ressourcen- und Kapazitätsplanung machen. Als einmalige Momentaufnahme, welche meist bereits zum Zeitpunkt der Fertigstellung überholt und veraltet ist. Aber man will diese fraglos mit möglichst wenig Aufwand über den gesamten Projektablauf hinweg aktuell halten. Obendrauf all seine Projektgruppen einheitlich mit einbeziehen und auf Knopfdruck tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche haben, auf deren Basis man exakt sein Unternehmen steuern kann. Dazu benötigt man dann professionelle Tools. Tools, in welchen jahrelange praktische Erfahrung idealerweise aus der Branche, in der man sich selbst bewegt, steckt. 

So erhalten Sie mit ingo365 unter anderem sofort nach der intuitiven, Schritt-für-Schritt geführten Angebotserstellung ihre Ressourcen- und Kapazitätsplanung je Projektphase über die gesamte Projektdauer de facto gratis mitgeliefert. Mitarbeiter können direkt beginnen, ihre IST-Zeiten darauf zu buchen und Sie haben tagesaktuell Ihre Soll-Ist-Vergleiche. So etwas in Excel abzubilden bedeutet, mit einem dafür nicht wirklich gut geeigneten Tool eine eigene PM-Software zu erstellen.

Alternative zu Excel

Was ist die beste Alternative zu Microsoft Excel für die Planung und Steuerung des Projektes?

Die beste Alternative ist, wie beschrieben, eine auf das eigene Unternehmen und damit die Branche zugeschnittene Business Software, welche praxisorientiert ist. Und zusätzlich durch langjährige Erfahrung die Bedürfnisse der Branche kennt und umgesetzt hat. Einfach zu bedienen, umfassend in den Möglichkeiten und Auswertungen.

Gantt-Diagramm-Abbildung

Kann ich in ingo365 Gantt-Diagramme abbilden?

ingo365 bietet durch die vollständige, native Integration in die Microsoft-Welt eine große Vielfalt an Darstellungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Alleine durch die integrierte Einbindung von PowerBI und PowerAutomate können Gantt-Diagramme erstellt werden. Aber auch unzählige andere, den eigenen Bedürfnissen entsprechende Darstellungen seiner zentral verwalteten Daten. Natürlich werden Sie dabei nicht allein gelassen und müssen alles „von Null auf neu erfinden“. Sie bekommen bereits branchenerprobte Vorlagen geliefert, welche Sie individuell noch anpassen, ergänzen oder abspecken können.

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.