Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement ist die systematische Erfassung, Ablage, Suche, Bearbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten und E-Mails in einem zentralen System, dem Dokumentenmanagementsystem (DMS). In der Praxis ersetzt es verstreute Netzlaufwerke und Postfächer durch eine einheitliche Ablage mit Rechten, Versionen und Suche.
Was dahinter steckt
Ein DMS verwaltet Dateien zusammen mit Informationen über sie, den Metadaten: Projekt, Kunde, Dokumentart, Datum, Status. Darüber lassen sich Unterlagen finden, ohne den Ablageort zu kennen, und Rechte, Versionen und Freigaben steuern. Abzugrenzen ist ein DMS von verwandten Werkzeugen:
| Werkzeug | Zweck |
|---|---|
| Fileserver, Netzlaufwerk | Dateien in Ordnern speichern, ohne Metadaten und Regeln |
| DMS | laufende Arbeit mit Dokumenten und E-Mails: ablegen, finden, bearbeiten, freigeben |
| Archivsystem | abgeschlossene Unterlagen unveränderbar über die gesetzlichen Fristen aufbewahren |
| Projektplattform (Common Data Environment, CDE) | Pläne und Modelle mit allen Projektbeteiligten austauschen, etwa in BIM-Projekten |
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
In beiden Branchen laufen Abstimmungen, Freigaben und Änderungswünsche zu einem großen Teil per E-Mail. Planungsbüros brauchen dafür eine Struktur nach Leistungsphasen und Gewerken, IT-Dienstleister nach Kunden, Projekten und Verträgen. Ein DMS macht diese Struktur über Vorlagen für jedes neue Projekt gleich.
Beispiel
Bei einem IT-Dienstleister mit 25 Mitarbeitenden gehen täglich 1.000 projektrelevante E-Mails ein und aus, 40 je Person. Braucht das manuelle Ablegen 30 Sekunden pro Mail, sind das 30.000 Sekunden oder gut 8 Stunden am Tag, eine volle Stelle nur für Ablage.
Tragen 80 % der Projektmails die Projektnummer im Betreff, entfallen durch die automatische Zuordnung rund 6,7 Stunden davon. Sie erfasst auch Mails, die sonst niemand abgelegt hätte.
Ausführlich: DMS für Dokumente und E-Mails im Planungsbüro: 5 Anzeichen
So unterstützen ingo365 und timo365
ingo365 DMS und timo365 DMS legen Dokumente und E-Mails auf SharePoint im Microsoft-365-Tenant des Kunden ab, bedient wird über Outlook, Teams, Word und Excel. Gesendete und empfangene Mails mit der Projektnummer im Betreff landen automatisch im Projektordner, ohne Doppelablage, bei beiden Produkten in der Premium-Variante. In ingo365 DMS entstehen neue Projekte aus Vorlagen mit Teams-Team, Ordnerstruktur und Berechtigungen. Ein KI-Projektagent fasst Mails und Anhänge eines Projekts mit Quellenangabe zusammen und wird verbrauchsabhängig abgerechnet.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Kann ein DMS die Projektplattform im BIM-Projekt ersetzen?
Meist nicht. Eine Projektplattform (Common Data Environment) dient dem Austausch von Plänen und Modellen mit externen Beteiligten nach gemeinsamen Regeln, ein DMS der internen Ablage von Dokumenten und E-Mails eines Unternehmens. In vielen Projekten laufen beide nebeneinander, wichtig ist eine klare Regel, welche Fassung wo verbindlich ist.
Welche Arten von DMS gibt es?
Nach dem Betrieb unterscheidet man Cloud-DMS, On-Premise-Systeme im eigenen Rechenzentrum und hybride Lösungen. Nach dem Aufbau gibt es eigenständige DMS mit eigener Datenbank und Oberfläche sowie DMS, die auf einer vorhandenen Plattform wie SharePoint in Microsoft 365 aufsetzen und über Outlook und Teams bedient werden. Dazu kommen DMS-Funktionen, die in ERP- oder Branchensoftware eingebaut sind.
Stand: 05.11.2026