Kapazitätsplanung
Kapazitätsplanung ist der Abgleich der verfügbaren Arbeitszeit eines Teams oder Unternehmens mit dem erwarteten Bedarf aus Aufträgen und Angeboten. Sie zeigt mittelfristig, ob Personal und Auftragslage zusammenpassen oder ob eingestellt, verschoben oder abgesagt werden muss.
Was dahinter steckt
Die Kapazitätsplanung rechnet in Stunden oder Personentagen und arbeitet meist mit einem Horizont von drei bis zwölf Monaten. Sie stellt drei Größen gegenüber:
| Größe | Bestandteile |
|---|---|
| Bruttokapazität | vertragliche Sollarbeitszeit aller Mitarbeitenden |
| Nettokapazität | Bruttokapazität minus Urlaub, Feiertage, erwartete Krankheitstage, Weiterbildung und feste interne Aufgaben |
| Bedarf | Reststunden laufender Aufträge plus gewichtete Stunden aus offenen Angeboten |
Liegt der Bedarf über der Nettokapazität, entsteht eine Unterdeckung. Liegt er deutlich darunter, fehlt Auftragsbestand. Offene Angebote fließen mit ihrer Auftragswahrscheinlichkeit ein, damit die Planung nicht von jedem Angebot als sicherem Auftrag ausgeht. Ein Puffer für Unvorhergesehenes gehört dazu, weil Aufträge selten genau zum angebotenen Termin und Umfang starten.
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
Planungsbüros entscheiden mit der Kapazitätsplanung, ob sie sich an einer Ausschreibung beteiligen können, ohne laufende Projekte zu gefährden. IT-Dienstleister müssen neben Projekten einen Sockel für Support und Wartungsverträge freihalten, der sich nur aus Erfahrungswerten schätzen lässt.
In beiden Branchen dauert es Monate, neue Fachkräfte zu finden. Wer die Lücke erst bemerkt, wenn sie da ist, reagiert zu spät. Umgekehrt zeigt absehbar freie Kapazität früh, wann die Akquise anziehen muss.
Beispiel
Ein Team aus sechs Vollzeitkräften hat im Quartal je 494 Sollstunden (13 Wochen zu 38 Stunden), zusammen 2.964 Stunden. Nach Abzug von 20 % für Urlaub, Feiertage und Krankheit sowie 10 % für interne Aufgaben bleiben rund 2.075 Stunden Nettokapazität.
Laufende Aufträge brauchen noch 1.700 Stunden, offene Angebote über 1.000 Stunden haben eine Auftragswahrscheinlichkeit von 50 %. Der Bedarf liegt damit bei 2.200 Stunden, es fehlen rund 125 Stunden. Das Team muss einen Start verschieben, Leistung zukaufen oder Überstunden einplanen.
So unterstützen ingo365 und timo365
Die Eingangswerte für die Nettokapazität stehen im HR-Modul: ingo365 HR und timo365 HR führen Sollstunden aus den Arbeitszeitmodellen, Feiertage je Bundesland und für Österreich sowie Urlaub und Abwesenheiten im Team- und Unternehmenskalender. Dort lassen sich auch Mitarbeitende einplanen und Auslastung sehen.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine Kapazitätsplanung?
Zuerst wird die Nettokapazität ermittelt: Sollarbeitszeit aller Mitarbeitenden minus Urlaub, Feiertage, erwartete Krankheit und feste interne Aufgaben. Ihr werden die Reststunden laufender Aufträge und die mit ihrer Auftragswahrscheinlichkeit gewichteten Angebote gegenübergestellt. Die Differenz zeigt, ob Kapazität fehlt oder frei ist.
Gelten in Österreich und der Schweiz andere Werte für die Kapazitätsplanung?
Die Methode ist gleich, nur Feiertage, Urlaubsansprüche und Wochenarbeitszeiten unterscheiden sich und gehören je Standort in die Planung. Feiertage gelten in Österreich bundesweit einheitlich, in Deutschland je Bundesland. In der Schweiz ist nur der 1. August landesweit geregelt, die übrigen bestimmen die Kantone.
Stand: 05.11.2026