Ressourcenplanung
Ressourcenplanung ist die Zuordnung von Mitarbeitenden, Sachmitteln und Budget zu Projekten und Aufgaben über einen bestimmten Zeitraum. Sie legt fest, wer wann woran arbeitet, damit Termine gehalten werden und niemand dauerhaft über- oder unterplant ist.
Was dahinter steckt
In Dienstleistungsunternehmen geht es vor allem um die Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Die Ressourcenplanung beantwortet für jedes Projekt drei Fragen: Welche Qualifikation wird gebraucht, wie viele Stunden, und in welchem Zeitraum? Der Ablauf hat typischerweise vier Schritte:
- Bedarf ermitteln: Stunden je Projektphase aus Angebot oder Kalkulation ableiten
- Verfügbarkeit prüfen: Sollarbeitszeit, Urlaub, Teilzeit und bestehende Zuordnungen berücksichtigen
- Zuordnen: Personen mit Stundenanteil je Woche oder Tag einer Phase zuweisen
- Abgleichen: geplante gegen tatsächlich erfasste Stunden prüfen und nachsteuern
Abzugrenzen ist die Kapazitätsplanung. Sie fragt auf Ebene von Teams oder des ganzen Unternehmens, ob die Gesamtstunden für den Auftragsbestand reichen. Die Ressourcenplanung arbeitet eine Ebene darunter, mit Namen und Terminen. Sie ist meist operativ und blickt wenige Wochen voraus, die Kapazitätsplanung eher taktisch über Monate.
Sachmittel spielen bei Dienstleistern eine kleinere Rolle, etwa Messgeräte, Dienstfahrzeuge oder Testumgebungen. Sie gehören in die Planung, sobald sie knapp sind.
Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist
In Planungsbüros laufen viele Projekte parallel, oft über Jahre und mit Leistungsphasen, die sich zeitlich überlagern. Fällt eine Person aus, die in drei Projekten eingeplant ist, verschieben sich Abgabetermine. IT-Dienstleister planen Projekteinsätze neben laufendem Support, der nicht planbar, aber zeitkritisch ist. Ohne Planung entscheidet am Ende, wer zuerst anruft.
Beispiel
Ein Architekturbüro plant die Entwurfsplanung für den Anbau einer Kindertagesstätte mit 240 Stunden über sechs Wochen, also 40 Stunden je Woche. Eine Architektin soll 24 Stunden je Woche übernehmen, ein Bauzeichner 16.
Die Architektin arbeitet 32 Stunden je Woche und ist bereits mit 12 Stunden in einem anderen Projekt eingeplant. Ihr bleiben 20 freie Stunden, es fehlen 4 Stunden je Woche, über sechs Wochen 24 Stunden. Das Büro gibt sie an eine Kollegin ab oder streckt die Phase.
So unterstützen ingo365 und timo365
In ingo365 HR und timo365 HR lassen sich Mitarbeitende einplanen und Auslastung sehen. Eingeplant wird auf dieselben Projekte, die aus ingo365 ERP oder timo365 ERP kommen und auf die später auch die Zeiten gebucht werden.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung?
Die Kapazitätsplanung prüft auf Team- oder Unternehmensebene, ob die verfügbaren Stunden für die erwarteten Aufträge reichen. Die Ressourcenplanung ordnet danach konkrete Personen konkreten Projekten und Zeiträumen zu. Die eine klärt, ob es passt, die andere, wer es macht.
Wie erstelle ich einen Ressourcenplan?
Grundlage ist der Stundenbedarf je Projektphase aus Angebot oder Kalkulation. Für den Anfang reicht eine Wochenübersicht mit geplanten Stunden je Person und Projekt, abgeglichen mit Urlaub und Teilzeit. Wichtig ist, dass Planung und Zeiterfassung dieselben Projekte und Phasen verwenden, damit sich Plan und Ist vergleichen lassen.
Stand: 05.11.2026