Offboarding

Offboarding bezeichnet alle Schritte, mit denen ein Unternehmen das Ausscheiden von Mitarbeitenden vorbereitet und abschließt, von der Kündigung bis nach dem letzten Arbeitstag. In der Praxis steht der Begriff für die Übergabe von Wissen und Aufgaben, die Rückgabe von Geräten, den Entzug von Zugängen und die Abrechnung von Urlaub und Zeitguthaben.

Was dahinter steckt

Ein Austritt hat unterschiedliche Anlässe: Kündigung durch eine der beiden Seiten, Aufhebungsvertrag, Ende einer Befristung oder Ruhestand. Der Ablauf ist ähnlich, nur die Fristen unterscheiden sich. Neben Übergabe und IT-Schritten gibt es in Deutschland feste rechtliche Punkte:

Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB).
Urlaub, der wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden kann, ist abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
Das Arbeitszeugnis darf mit Einwilligung der Person in elektronischer Form, also mit qualifizierter elektronischer Signatur, erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO).
Das Lohnkonto bleibt bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufbewahrungspflichtig (§ 41 EStG).

Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist

Im Planungsbüro geht mit einer Projektleitung oft der Kontakt zu Bauherren, Behörden und Fachplanern. Beim IT-Dienstleister hängen an einer Person Admin-Zugänge zu Kundensystemen, die zum Austritt geschlossen sein müssen. Beides lässt sich nur sauber übergeben, wenn dafür genug Arbeitstage bleiben. Ein Austrittsgespräch zeigt außerdem, warum Fachkräfte gehen, und liefert Hinweise, wie sich die übrigen halten lassen.

Beispiel

Ein Projektleiter kündigt mit drei Monaten Frist. Offen sind 9 Urlaubstage und 36 Stunden Zeitguthaben, bei 8 Stunden am Tag zusammen 13,5 Arbeitstage. Von rund 63 Arbeitstagen bis zum Austritt bleiben damit knapp 50 für Übergabe und laufende Projekte. Wer Resturlaub und Guthaben erst in der letzten Woche prüft, plant die Übergabe zu knapp oder muss abgelten statt abbauen.

Ausführlich: Offboarding: Austrittsprozess, HR-Tool und Checkliste

So unterstützen ingo365 und timo365

Mit ingo365 HR und timo365 HR, powered by Factorial, lassen sich Offboarding-Abläufe digital anlegen und standardisieren. Aufgaben gehen an HR, Führungskraft und IT, der Status zeigt, was erledigt ist und was noch fehlt, IT- und datenschutzrelevante Schritte werden nachvollziehbar dokumentiert. Verfügbare Urlaubstage und der Stundenzettel mit Arbeitsanspruch und geleisteten Stunden zeigen früh, was bis zum Austritt noch abzubauen ist.

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Häufige Fragen

Wie lange dauert Offboarding?

So lange wie die Zeit zwischen Kündigung oder Aufhebungsvertrag und letztem Arbeitstag, also meist mindestens die Kündigungsfrist. Gesetzlich sind das in Deutschland vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, bei Kündigung durch den Arbeitgeber je nach Betriebszugehörigkeit länger (§ 622 BGB). Danach folgen noch Endabrechnung, Arbeitszeugnis und Löschfristen.

Was gilt in Österreich für Resturlaub und in der Schweiz für das Arbeitszeugnis?

In Österreich gebührt für nicht verbrauchten Urlaub eine Ersatzleistung nach § 10 Urlaubsgesetz, für das laufende Urlaubsjahr anteilig, offener Urlaub aus Vorjahren in voller Höhe. In der Schweiz können Beschäftigte nach Art. 330a OR jederzeit ein Arbeitszeugnis verlangen. Die Kündigung selbst ist dort formfrei, muss auf Verlangen aber schriftlich begründet werden.

Stand: 05.11.2026