Projektabrechnung
Die Projektabrechnung ist die Fakturierung der in einem Projekt erbrachten Leistungen an den Kunden, je nach Vertrag nach Aufwand, als Pauschale, aus einem Kontingent oder wiederkehrend. Sie verbindet erfasste Zeiten und Kosten mit den vertraglichen Vereinbarungen und endet mit einer gebuchten Rechnung.
Was dahinter steckt
Wie eine Leistung abgerechnet wird, legt das Angebot fest. Bei IT-Dienstleistern sind vier Abrechnungsarten verbreitet, oft gemischt in einem Projekt:
| Abrechnungsart | Grundlage | Nachweis für den Kunden |
|---|---|---|
| Nach Aufwand | geleistete Stunden mal Stundensatz | Leistungsnachweis mit Datum, Person und Tätigkeit |
| Pauschale | fester Preis, Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand oder Meilensteinen | Fertigstellungsgrad |
| Kontingent | vorausbezahltes Stundenpaket, das abgearbeitet wird | Übersicht über Verbrauch und Rest |
| Wiederkehrend | monatliche oder jährliche Vertragsleistung | Vertrag |
Vor der Rechnung steht die Prüfung der Zeiten: Gehört die Buchung zum Projekt, ist die Beschreibung für den Kunden verständlich, wird alles berechnet oder ein Teil aus Kulanz nicht? Erst danach entsteht die Rechnung.
Für Rechnungen an andere inländische Unternehmen gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht: ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Gefordert ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Der Leistungsnachweis kann als Anlage mitgehen.
Warum das für IT-Dienstleister wichtig ist
Die Monatsabrechnung ist bei IT-Dienstleistern ein Engpass. Zeiten liegen in Tickets, Projekten und Kalendern, Kontingente müssen fortgeschrieben und Pauschalen nach Leistungsstand berechnet werden. Was am Monatsende übersehen wird, wird oft nie berechnet. Ein fester Ablauf mit Freigabe durch die Projektleitung verhindert das und liefert dem Kunden einen nachvollziehbaren Leistungsnachweis.
Beispiel
Im September bucht ein Team 42 Stunden auf ein Projekt, das nach Aufwand zu 140 € abgerechnet wird. Die Projektleitung setzt 2 Stunden Fehlersuche auf Kulanz: Sie stehen auf dem Leistungsnachweis, aber nicht in der Rechnung. Berechnet werden 40 Stunden, also 5.600 € netto. Aus einem vorausbezahlten Supportkontingent von 50 Stunden verbraucht derselbe Kunde 6 Stunden, es bleiben 44.
Ausführlich: Einfach abrechnen für IT-Dienstleister mit ERP-Software
So unterstützt timo365
Zentrales Werkzeug in timo365 ERP ist das Projektleiter-Cockpit. Die Projektleitung sieht alle offenen Zeiten ihrer Projekte, korrigiert Beschreibung und Dauer für die Rechnung und setzt je Zeile fakturierbar, Kulanz, intern oder pauschal. Danach erstellt das System die Rechnung nach Aufwand samt Leistungsnachweis als PDF. Kontingente werden vorab in Rechnung gestellt und mit jeder Buchung fortgeschrieben, die Übersicht dazu geht auf Wunsch automatisch mit der Rechnung raus.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was gehört auf einen Leistungsnachweis?
Datum, Person oder Rolle, Tätigkeit und Dauer jeder abgerechneten Leistung, dazu Projekt und Abrechnungszeitraum. Der Leistungsnachweis begleitet die Rechnung nach Aufwand und macht sie für den Kunden prüfbar. Kulanzleistungen können darauf erscheinen, ohne berechnet zu werden.
Wie oft sollte man Projekte abrechnen?
Projekte nach Aufwand werden meist monatlich abgerechnet, Pauschalen nach vereinbarten Meilensteinen oder nach Leistungsstand. Längere Abstände belasten die Liquidität und erschweren dem Kunden die Prüfung. Wichtig ist ein fester Stichtag, bis zu dem alle Zeiten des Vormonats geprüft sind.
Stand: 05.11.2026