Projektbudget
Das Projektbudget legt fest, wie viel Geld und wie viele Arbeitsstunden für ein Projekt oder einzelne Projektabschnitte höchstens eingesetzt werden dürfen. In der Praxis ist es der Maßstab, an dem Projektleitung und Geschäftsführung während der Bearbeitung messen, ob ein Auftrag wirtschaftlich läuft.
Was dahinter steckt
Ein Projektbudget entsteht aus dem Auftragswert, nicht aus der gewünschten Arbeitszeit. Im Planungsbüro wird es meist von oben nach unten aufgebaut: Vom Honorar werden Fremdleistungen und die angestrebte Marge abgezogen. Was übrig bleibt, steht für die eigene Arbeit zur Verfügung und wird über den internen Kostensatz in Stunden umgerechnet.
Typische Bestandteile:
- Stundenbudget je Leistungsphase oder Arbeitspaket, oft getrennt nach Rollen
- Kostenbudget für Fremdleistungen wie Fachplaner, Gutachter oder Vermessung
- Nebenkostenbudget für Reisen, Plots und Modelle
- Reserve für Unvorhergesehenes, getrennt ausgewiesen
Ein Budget ist nur so gut wie seine Aufteilung. Ein Gesamtbudget ohne Phasen zeigt eine Überschreitung erst, wenn kaum noch etwas zu retten ist. Die Gegenprobe kommt von unten: Die Aufwandsschätzung je Arbeitspaket aus der Vorkalkulation zeigt, ob das Budget reicht.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Planungsprojekte laufen über Monate oder Jahre, oft mit wechselnden Teammitgliedern. Ein klares Budget je Phase gibt allen im Team eine Zahl, an der sich die eigene Arbeit messen lässt. Ändert der Bauherr seine Anforderungen, macht das Budget sichtbar, ab wann Mehraufwand entsteht, der als Nachtrag oder besondere Leistung angeboten werden sollte.
Beispiel
Ein Büro erhält als Generalplaner den Auftrag für eine Sporthalle mit 140.000 € netto Honorar. Die Tragwerksplanung vergibt es für 21.000 € an ein Partnerbüro. Angestrebt sind 12 % Marge, der interne Kostensatz liegt bei 88 € je Stunde.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Honorar | 140.000 € |
| abzüglich Fremdleistung Tragwerksplanung | 21.000 € |
| abzüglich Zielmarge 12 % | 16.800 € |
| Budget für die eigene Leistung | 102.200 € |
| Stundenbudget bei 88 € je Stunde | rund 1.161 Stunden |
Verteilt nach den Honoraranteilen der Objektplanung für Gebäude (§ 34 HOAI) ergibt das als Startwert:
- Leistungsphasen 1 bis 4 (27 %): rund 313 Stunden
- Ausführungsplanung (25 %): rund 290 Stunden
- Leistungsphasen 6 bis 8 (46 %): rund 535 Stunden
- Objektbetreuung (2 %): rund 23 Stunden
So unterstützt ingo365
Bei der Beauftragung übernimmt ingo365 ERP das kalkulierte Angebot in einen Projektauftrag mit identischer Struktur, das Budget je Phase bleibt so erhalten. Am Projektauftrag zeigt eine Infobox das abrechenbare Budget. In ingo365 HR zeigt die Projektauswertung, wie viele Stunden eines Projektkontingents verbraucht sind, etwa 175 von 800. Ausführliche Auswertungen laufen über das ERP und Power BI.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was tun, wenn das Projektbudget überschritten wird?
Zuerst die Ursache klären: Schätzfehler, ineffiziente Bearbeitung oder geänderte Anforderungen des Auftraggebers. Nur im letzten Fall kommt ein Nachtrag in Betracht, dann sollte der Mehraufwand dokumentiert und zeitnah angeboten werden. Für den Rest des Projekts wird das verbleibende Budget neu auf die Phasen verteilt.
Ist das Projektbudget dasselbe wie das Honorar?
Nein. Das Honorar ist der Preis, den der Auftraggeber zahlt. Das Projektbudget ist der Teil davon, den das Büro für die eigene Bearbeitung einsetzen darf, nach Abzug von Fremdleistungen und angestrebter Marge.
Stand: 05.11.2026