Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Werte (Soll) den tatsächlich erreichten Werten (Ist) gegenüber und weist die Abweichung absolut und in Prozent aus. In der Praxis ist er die Grundlage des Projektcontrollings, weil er zeigt, wo Stunden, Kosten oder Termine aus dem Plan laufen, solange noch gegengesteuert werden kann.
Was dahinter steckt
Ein Soll-Ist-Vergleich läuft in vier Schritten:
- Soll festlegen: Stunden, Kosten oder Erlöse aus Angebot, Budget oder Plan
- Ist erfassen: gebuchte Stunden, Eingangsrechnungen, gestellte Rechnungen
- Abweichung berechnen: Ist minus Soll, absolut und in Prozent
- Ursache klären und Maßnahme festlegen, sobald eine vorher vereinbarte Schwelle überschritten ist, etwa 10 %
Ein reiner Vergleich der verbrauchten Stunden mit dem Gesamtbudget täuscht. Wer bei 50 % Budgetverbrauch steht, liegt nur dann im Plan, wenn auch die Hälfte der Leistung erbracht ist. Deshalb gehört zum Ist immer der Leistungsstand:
| Größe | Bedeutung |
|---|---|
| Soll gesamt | geplante Stunden oder Kosten für die gesamte Leistung |
| Leistungsstand | erreichter Fertigstellungsgrad in Prozent |
| Soll zum Stichtag | Soll gesamt mal Leistungsstand |
| Ist zum Stichtag | tatsächlich gebuchte Stunden oder Kosten |
| Hochrechnung | Ist geteilt durch Leistungsstand |
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Honorare nach HOAI oder als Pauschale wachsen nicht mit dem Aufwand. Jede Stunde über dem Soll geht direkt von der Marge ab. Der Vergleich je Leistungsphase zeigt früh, welche Phase kippt, etwa eine Entwurfsplanung, die durch Änderungswünsche des Bauherrn wächst. Zugleich ist er die Grundlage für ein Nachtragsangebot, denn ohne dokumentiertes Soll lässt sich Mehraufwand kaum belegen.
Beispiel
Für die Entwurfsplanung eines Bürogebäudes sind 240 Stunden geplant. Zum Stichtag ist die Phase zu 70 % erledigt, gebucht sind 210 Stunden.
- Soll zum Stichtag: 240 × 0,7 = 168 Stunden
- Abweichung: 210 minus 168 = 42 Stunden, also 25 % über Plan
- Hochrechnung: 210 ÷ 0,7 = 300 Stunden, 60 Stunden mehr als geplant
- Folge bei 85 € internen Kosten je Stunde: 5.100 € weniger Ergebnis
Ohne Leistungsstand hätte das Büro nur 210 von 240 Stunden gesehen und die Lage für unkritisch gehalten.
So unterstützt ingo365
In ingo365 ERP zeigt der Projektauftrag geplante Zeit und Ist-Zeit nebeneinander, die Ist-Stunden lassen sich per Klick bis zur einzelnen Zeitbuchung aufklappen. Power-BI-Berichte stellen Plan- und Istkosten je Projekt dar, mit Drilldown bis auf die Leistungsphase, und werden mehrmals täglich aktualisiert. Berichte lassen sich abonnieren, etwa jeden Montag um 8 Uhr per E-Mail.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Soll und Plan?
Im Alltag werden beide Begriffe oft gleich verwendet. Genau genommen ist der Plan der ursprünglich festgelegte Gesamtwert, etwa 240 Stunden für eine Leistungsphase, das Soll dagegen der Wert, der beim erreichten Leistungsstand angefallen sein dürfte, bei 70 % also 168 Stunden. Erst der Vergleich des Ist mit diesem Soll zeigt, ob ein Projekt im Rahmen liegt.
Was ist der Unterschied zwischen Soll-Ist-Vergleich und Nachkalkulation?
Der Soll-Ist-Vergleich läuft während des Projekts und zeigt Abweichungen, solange man noch reagieren kann. Die Nachkalkulation folgt nach Projektende und zeigt, was das Projekt tatsächlich gekostet und eingebracht hat. Ihre Ergebnisse verbessern die nächste Vorkalkulation.
Stand: 05.11.2026