Urlaubsverwaltung
Urlaubsverwaltung ist die Planung, Beantragung, Genehmigung und Dokumentation von Urlaub und anderen Abwesenheiten im Unternehmen. Sie hält für jede Person Anspruch, genommene und verfügbare Tage aktuell und sorgt dafür, dass Teams und Projekte trotz Abwesenheiten besetzt bleiben.
Was dahinter steckt
Urlaubsverwaltung verbindet Arbeitsrecht mit Teamplanung. Der Ablauf ist fast überall gleich: Antrag, Prüfung auf Überschneidungen, Genehmigung, Eintrag im Kalender, Abzug vom Konto. Eine digitale Urlaubsverwaltung übernimmt dabei typischerweise:
- Antrag und Genehmigung, mit Vertretung, wenn die Führungskraft fehlt
- Teamkalender, der Überschneidungen sichtbar macht
- Urlaubskonto mit anteiligem Anspruch, Resturlaub und Teilzeit
- weitere Abwesenheitsarten wie Krankheit, Sonderurlaub, Bildungsurlaub und Elternzeit
- Übergabe an Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Den gesetzlichen Rahmen setzt jedes Land selbst:
| Land | Gesetzlicher Mindesturlaub | Hinweis |
|---|---|---|
| Deutschland | 24 Werktage (§ 3 BUrlG), bei einer Fünftagewoche 20 Arbeitstage | Urlaub ist im Kalenderjahr zu nehmen, übertragen wird er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen und ist dann bis 31. März des Folgejahres zu nehmen (§ 7 Abs. 3 BUrlG) |
| Österreich | 30 Werktage, nach 25 Dienstjahren 36 Werktage | Werktage sind Montag bis Samstag, nicht verbrauchter Urlaub verjährt zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres (§ 4 Abs. 5 UrlG) |
| Schweiz | 4 Wochen (Art. 329a OR), bis zum vollendeten 20. Altersjahr 5 Wochen | maßgeblich ist das Dienstjahr |
In Deutschland verfällt gesetzlicher Urlaub nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig und klar auf den drohenden Verfall hingewiesen und zur Urlaubsnahme aufgefordert hat. Eine Urlaubsverwaltung sollte diese Hinweise belegbar machen.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Planungsbüros arbeiten auf Termine hin: Abgabe der Genehmigungsplanung, Ausschreibung, Baubeginn. Fehlen in der Woche vor einer Abgabe zwei von fünf Personen im Fachplanungsteam, wird es eng. Ein gemeinsamer Teamkalender zeigt solche Lücken schon beim Antrag und nicht erst am Montag der Abgabewoche. Zugleich lässt sich nachweisen, wer zum Jahresende noch Resturlaub hat und informiert wurde.
Beispiel
Ein Architekt hat vertraglich 28 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche. Bis Ende September hat er 19 Tage genommen, für die Tage zwischen den Jahren sind 5 Tage beantragt. Offen sind damit 4 Tage, auf die HR ihn im Oktober schriftlich hinweist, verbunden mit der Aufforderung, sie zu nehmen.
Im Team Fachplanung TGA mit 6 Personen gilt die Regel, dass mindestens 4 anwesend sein müssen. Beantragen 3 Personen Urlaub für dieselbe Woche, wären nur noch 3 da. Die Führungskraft sieht das vor der Genehmigung im Teamkalender und stimmt den dritten Antrag mit der Person ab.
So unterstützt ingo365
In ingo365 HR beantragen Mitarbeitende Urlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub oder Elternzeit direkt im System. Der Anspruch wird bei Eintritt im laufenden Jahr anteilig berechnet und mit angesammelten, genommenen und verfügbaren Tagen angezeigt, Zusatzurlaub nach Betriebszugehörigkeit lässt sich hinterlegen. Führungskräfte genehmigen, für Abwesenheiten der Führungskraft können Ersatzgenehmiger festgelegt werden. Unternehmens- und Teamkalender zeigen, filterbar nach Team und Standort, wer wann fehlt.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Wie viel Urlaub steht bei Eintritt im laufenden Jahr zu?
In Deutschland entsteht der volle Anspruch erst nach sechs Monaten Beschäftigung (§ 4 BUrlG). Ist diese Wartezeit bis zum Jahresende nicht erfüllt, gibt es im Eintrittsjahr für jeden vollen Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs (§ 5 BUrlG). Bei 30 Urlaubstagen und Eintritt am 1. September sind das 4 × 30 ÷ 12 = 10 Tage.
Wie wird der Urlaubsanspruch bei Teilzeit berechnet?
Der Anspruch wird im Verhältnis der Arbeitstage umgerechnet. Bei 28 Urlaubstagen für eine Fünftagewoche und drei Arbeitstagen pro Woche ergeben sich 28 × 3 ÷ 5 = 16,8 Tage. Die Zahl der freien Wochen bleibt damit gleich, in beiden Fällen sind es 5,6 Wochen.
Stand: 05.11.2026