Wiedervorlage
Eine Wiedervorlage ist ein Vermerk, mit dem ein Vorgang, ein Dokument oder eine Aufgabe zu einem festgelegten Datum erneut zur Bearbeitung vorgelegt wird. In der Praxis sorgt sie dafür, dass Nachfragen, Fristen und offene Punkte nicht vergessen werden, auch wenn sie erst Wochen oder Jahre später anstehen.
Was dahinter steckt
Die Wiedervorlage stammt aus der Papierablage: Ein Schreiben bekam den Vermerk „WV“ mit Datum und landete in einer Mappe, die nach Tagen sortiert war. Heute übernehmen E-Mail-Programme sowie CRM-, Projekt- und Dokumentenmanagementsysteme diese Aufgabe. Eine brauchbare Wiedervorlage enthält vier Angaben:
- Datum: wann der Vorgang wieder auftauchen soll
- Zuständigkeit: wer ihn dann bearbeitet
- Bezug: Projekt, Kontakt oder Dokument
- Anlass: was zu tun ist, etwa nachfragen, prüfen oder mahnen
Abzugrenzen ist die Wiedervorlage vom Fristenmanagement. Eine Frist ergibt sich aus Gesetz, Vertrag oder behördlicher Anordnung und hat Rechtsfolgen. Die Wiedervorlage ist das Werkzeug, mit dem ein Büro solche Fristen und alle anderen Termine im Blick behält.
Warum das für Planungsbüros wichtig ist
Im Planungsbüro laufen viele Vorgänge über lange Zeiträume: Angebote warten auf Entscheidungen, Behörden fordern Unterlagen nach, Bauherren geben Pläne verspätet frei.
Manche Termine liegen weit in der Zukunft. So zählt in der Objektbetreuung eine Begehung vor Ablauf der Verjährungsfristen für Mängelansprüche gegen die ausführenden Firmen zu den Grundleistungen. Diese Fristen enden je nach Vertrag vier Jahre (VOB/B) oder fünf Jahre (BGB) nach der Abnahme.
Wer solche Daten als Wiedervorlage im Projekt hinterlegt, ist nicht auf das Gedächtnis einzelner Mitarbeitender angewiesen, auch wenn das Team inzwischen gewechselt hat.
Beispiel
Ein Büro schickt am 3. März ein Honorarangebot über 64.000 € und setzt eine Wiedervorlage auf den 17. März. An diesem Tag erscheint der Vorgang bei der zuständigen Projektleitung, die nachfragt und erfährt, dass der Bauherr noch eine Variante sehen will. Die nächste Wiedervorlage folgt auf den 31. März.
Bei einem Schulneubau, abgenommen am 15. Juni 2023, endet die Verjährungsfrist nach VOB/B am 15. Juni 2027. Die Wiedervorlage für die Begehung liegt drei Monate vorher auf dem 15. März 2027.
So unterstützt ingo365
Im CRM von ingo365 ERP lassen sich nach einem Telefonat Folgeaktivitäten zum Kontakt hinterlegen, etwa eine Referenzliste zu schicken. Aufgaben lassen sich an Teammitglieder weitergeben. Im Rollencenter sammelt ingo365 offene Vorgänge als Arbeitsvorrat, etwa Rechnungen, die auf Freigabe warten, und färbt die Kachel ab selbst gesetzten Schwellen orange oder rot.
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen
Wie legt man in Outlook eine Wiedervorlage an?
Über die Nachverfolgung: Die E-Mail wird gekennzeichnet und bekommt ein Fälligkeitsdatum, auf Wunsch mit Erinnerung. Für Teams ist eine Wiedervorlage im gemeinsamen System besser, weil sie einer Person und einem Projekt zugeordnet ist und bei einem Wechsel im Team nicht verloren geht.
Welche Wiedervorlagen sollte ein Planungsbüro immer setzen?
Sinnvoll sind Wiedervorlagen für versendete Angebote, für angeforderte Freigaben und Unterlagen von Bauherren und Behörden, für fällige Abschlagsrechnungen und für das Ende von Verjährungs- und Gewährleistungsfristen. Wichtig ist, dass jede Wiedervorlage einer Person zugeordnet ist und nicht nur einem Sammelpostfach.
Stand: 05.11.2026