Auslastung

Die Auslastung beschreibt im Personal- und Projektcontrolling das Verhältnis von geleisteten oder geplanten Arbeitsstunden zur verfügbaren Arbeitszeit eines Mitarbeitenden, Teams oder Unternehmens. Als Auslastungsgrad in Prozent zeigt sie, ob Kapazität ungenutzt bleibt oder Überlastung droht.

Was dahinter steckt

Die Grundformel lautet: Auslastungsgrad gleich belegte Stunden geteilt durch verfügbare Stunden mal 100. Was als belegt und was als verfügbar zählt, legt jedes Unternehmen selbst fest. Auslastungswerte sind deshalb nur vergleichbar, wenn die Definition gleich ist. Üblich sind drei Sichten:

Gesamtauslastung: alle erfassten Stunden, auch Verwaltung, Akquise und interne Projekte
Projektauslastung: nur Stunden auf Kundenprojekte, unabhängig davon, ob sie berechnet werden
Verrechenbare Auslastung: nur Stunden, die einem Kunden berechnet werden oder durch ein vereinbartes Honorar gedeckt sind. Dafür ist der Begriff Chargeability verbreitet.

Als Bezugsgröße dient entweder die vertragliche Sollarbeitszeit oder die Nettokapazität nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und Krankheit. Eine Auslastung über 100 % heißt Überstunden, auf Dauer steigen damit Fehler und Ausfälle. Umgekehrt ist ein Wert knapp unter 100 % kein Ziel an sich: Ohne Puffer fehlt die Zeit für Krankheitsvertretung, Nacharbeit oder ein kurzfristiges Angebot.

Warum das für Planungsbüros und IT-Dienstleister wichtig ist

Beide Branchen setzen Zeit in Honorar oder Umsatz um. Ein Planungsbüro mit hoher Gesamtauslastung, aber geringer Projektauslastung verliert Stunden in Verwaltung und Abstimmung. Ein Systemhaus, dessen Technik voll ausgelastet ist, während die verrechenbare Auslastung sinkt, arbeitet viel unberechnete Nacharbeit oder Kulanz ab. Die Gesamtzahl allein sagt also wenig. Erst die Trennung nach Stundenarten zeigt, wo Zeit verloren geht.

Beispiel

Eine Projektleiterin hat im Monat 168 Sollstunden. Davon entfallen 16 Stunden auf Urlaub, die Nettokapazität liegt bei 152 Stunden. Sie erfasst 146 Stunden, davon 118 auf Kundenprojekte, 98 davon sind verrechenbar. Die Gesamtauslastung beträgt 96 % (146 von 152), die Projektauslastung 78 % (118 von 152) und die verrechenbare Auslastung 64 % (98 von 152).

So unterstützen ingo365 und timo365

In ingo365 HR und timo365 HR lassen sich Mitarbeitende einplanen, die Auslastung steht in einer Wochen- und Monatsübersicht der geplanten Stunden. Das Projekt-Dashboard ergänzt die Stundenverteilung je Person und Tag. Ob eine erfasste Stunde berechnet wird, entscheidet die Projektleitung danach in ingo365 ERP oder timo365 ERP.

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Häufige Fragen

Wie berechnet man die Auslastung?

Der Auslastungsgrad ergibt sich aus den belegten Stunden geteilt durch die verfügbaren Stunden, mal 100. Als verfügbar gilt meist die Nettokapazität nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit. Wer von 152 verfügbaren Stunden 146 erfasst, ist zu 96 % ausgelastet.

Wie oft sollte man die Auslastung auswerten?

Monatlich als Rückblick auf die erfassten Stunden und wöchentlich als Vorschau auf die geplanten Stunden. Der Rückblick zeigt Abweichungen von der Planung, die Vorschau zeigt Engpässe, solange sich noch umplanen lässt. Voraussetzung ist eine vollständige Zeiterfassung mit Stundenarten.

Stand: 05.11.2026